Functieomschrijving

Korte omschrijving
Voor een drukke vrouwelijke ondernemer met twee kinderen van (6 en 9 jaar) is PersonalAssistant.nl op zoek naar een Personal Assistant per 1 juni 2023 (of eerder). Het opzetten van een nieuwe foundation vraagt om een Personal Assistant met werkervaring.

Functie omschrijving
Voor een vrouwelijke onderneemster, die gesteld is op haar privacy, zijn wij op zoek naar een Personal Assistant. Deze onderneemster komt oorspronkelijk uit Amerika en woont al meerdere jaren in Nederland waar ze getrouwd is met een Nederlandse man. Ze heeft twee kinderen van 6 en 9 jaar oud. Het opzetten van een nieuwe foundation vraagt om een Personal Assistant met werkervaring. Er wordt vanuit een kantoor in het centrum van Amsterdam. De functie vereist hulp bij het coördineren en beheren van particulier onroerend goed in binnen- en buitenland.

De functie bestaat uit de volgende kerntaken, zowel zakelijk als privé:
Zakelijke taken

• Opzetten van een computer systeem in Office365, creëren van een archiveer systeem;
• Agendabeheer en het organiseren van meetings (virtueel en op locatie);
• E-mailbeheer en meelezen in de e-mailbox;
• Telefoon beantwoorden en post verwerken;
• Hulp bij iPads en iPhones (bijvoorbeeld met updates);
• Bestellen van office benodigdheden;
• Presentaties voorbereiden en uitwerken;
• Administratie verzorgen in Quickbooks en contact onderhouden met het accountantskantoor;
• Maandelijkse rapportage ‘Review of Investment Portfolio’;
• Ondersteunen van het schrijven van aanvragen voor het indienen van subsidies;
• Bijhouden van de website;
• Organiseren van reizen (Hotel, vlucht, huurauto, taxi’s, maaltijden);
• Overige taken uitvoeren voor het bedrijf.

Privé taken

• Agendabeheer privé (indien noodzakelijk);
• E-mailbeheer en meelezen in de e-mailbox;
• Bestellen van benodigdheden voor het huishouden;
• Hulp bij verzekeringen en onderhoud aan de woning;
• Werkzaamheden en uitzoekwerk omtrent medische zaken (bijvoorbeeld afsluiten zorgverzekering)
• Zomerkampen en activiteiten voor kinderen boeken;
• Vakanties boeken (Hotel, vlucht, huurauto, taxi’s, maaltijden);
• Regelen van gezinsactiviteiten voor het weekend (restaurant, musea, concerten etc.)
• Feestjes/bijeenkomsten thuis of elders organiseren;
• En een grote verscheidenheid aan werkzaamheden welke uitgebreid kunnen worden.

Voor deze vacature bezit je over de volgende skills:

• Je hebt ervaring als Personal Assistant en bent een goede PA zowel zakelijk als privé;
• Je leest mee in de mailboxen zowel zakelijk als privé en filtert hier alle taken uit die je als PA kan oppakken;
• Je bent proactief en pakt zaken zelfstandig op. Zelfstandig werken is voor deze functie essentieel;
• Je denkt vooruit, hebt een professionele werkhouding en weet verantwoordelijkheden naar je toe te trekken;
• Je bent vak-volwassen en bent een stabiele persoonlijkheid;
• Je voorziet uitdagingen en weet hier op tijd op te anticiperen;
• Je kan omgaan met privacygevoelige informatie;
• Je past in een vlotte omgeving, waar de agenda’s geregeld veranderen;
• Je bent vloeiend in de Nederlandse en Engelse taal (zowel mondeling als schriftelijk, dit is een harde eis);
• Je bent minimaal 24 uur beschikbaar. Er is sprake van één of twee vaste dagen vrij afhankelijk van de uren. De werkzaamheden vinden op kantoor in centrum Amsterdam plaats.
• Je bent in het bezit van een Rijbewijs B (is een harde eis);
• Je hebt HBO werk- en denkniveau. Hotelschoolachtergrond is een pré;
• Zorgzaam en toegewijd, de foundation en het gezin zoeken iemand voor lange termijn;
• Representatief;
• Je kan goed werken met een computer en hebt ervaring met het Office Pakket;
• Het is een pré als je werkervaring hebt met Quickbooks.

Bedrijfsprofiel

Je komt te werken in een Stichting dat recentelijk is opgericht, met een prachtig kantoor in hartje Amsterdam. In deze functie kom je in contact met veel verschillende personen en bedrijven. Het is een heel diverse functie die je samen vorm kan gaan geven.

Door het drukke ondernemen, in combinatie met het gezinsleven met twee kinderen is er hulp gevraagd aan PersonalAssistant.nl om een Personal Assistant te vinden. Je komt in dienst bij het gezin.

 Arbeidsvoorwaarden

Als Personal Assistant ontvang je goede compensatie en reiskostenvergoeding. Bij onze werkgever kom je te werken in een professionele omgeving met goede arbeidsvoorwaarden, een prettige werksfeer en trainingsmogelijkheden. Je ontvangt een laptop en telefoon, indien noodzakelijk kan een auto worden verzorgd. Er is de mogelijkheid om één dag in de week thuis te werken op een vaste dag in de week.

Ben jij op zoek naar een dynamische functie en zeer afwisselend werk, reageer dan snel!

Voor deze vacature wordt er vanuit PersonalAssistant.nl een security check uitgevoerd en VOG opgevraagd.

Branche

Zakelijke dienstverlening